Dünyanın çeşitli yerlerindeki şirketler müşterileriyle, potansiyel müşterileriyle ve çalışanlarıyla temas halinde olabilmek için belirsizliklerle dolu bir yılın getireceği istekler doğrultusunda toplantı ve etkinlik programlarını yeniden düzenlediler.

Bu öngörüler American Expree Global İş Seyahati’nin bir bölümü olan American Express Meetings & Events tarafından 2021 Global Toplantılar ve Etkinlikler başlığı ile yapıldı.

Hijyen ile ilgili Görüş ve Teknolojiler

Öğrenme eğrisinin dik seyretmesine rağmen yüzyüze toplantı planlayanlar mevcut sanal, hibrid ve fiziksel formatlardan geniş ölçüde yararlanarak kapsamlı şekilde hijyen ve güvenlik kavramlarına adapte oldular.

Online konferans platformlarının hem avantajı hem de kısıtlamaları bulunduğu gerçeğiyle planlıyıcılar sanal toplantıların sıkıcılığı ile mücadele etmek içi yeni fikir ve strateji arayışları içine girdiler.

Ancak her şeyin bir fiyatı vardır. Araştırmalar sanal ve hibrid (sanal ve yüz yüze) olarak yapılan etkinliklerin tam hizmet veren bir acentanın profesyonel desteğine ihtiyacı olduğunu gösterdi. 2021 yılında seyahat edenlerin sayısı bölgeden bölgeye değişiklik göstereceğinden hibrid şeklinde (sanal ve yüzyüze) yapılacak toplantıların öncelikli olacağı düşüncesi yine araştırmalar sonucu ortaya çıktı.

Sanal toplantıların zorluğu ile ilgili olarak araştırmayı cevaplıyanların %40 ı tecrübe eksikliğini, %32 si teknik sorunları, %18 i ise isteksizliği öne sürdüler.

American Express Toplantı ve Etkinlik genel müdürü Gerardo Tejado yüzyüze toplantı ve etkinlik yapmaya devam edecek global şirketlerin değerinin bunların ne çoklukta fiziksel toplantıdan sanal toplantıya geçtiğiyle ölçüleceğini söyledi.

Aynı kişi “Global Toplantı ve Etkinliklerin 2021 öngörüsü ile ilgili mesaj açıkça bellidir. Toplantılar mutlaka yapılacaktır. Sağlık konusundaki güven sağlandıktan sonra en kısa zamanda yüzyüze toplantılara devam edilecektir. Hibrid (sanal ve fiziksel) toplantılar bunun katalizörü olacaktır” diye ilave etti.

2021 Yılında Ne Beklemeli

2021 yılında toplantı planlıyan kurumlar istek ile bütçe kesintisi arasında dengeleme yapmak durumunda kalacaklardır. Uçak biletleri ve otel konaklama fiyatları akışında gittiğinden hala erken rezervasonlara rastlamak mümkün görülmektedir.

Diğer sıkıntılar büyük çapta sağlık güvenilirliği ile ilgilidir.  Araştırmaya katılanların %68 i fiziksel toplantılara katılımın alınan hijyen tedbirlerine duyacakları güvene göre şekilleneceğini, %59 u ise iptal şartlarının esnek olması gerektiğini vurgulamışlardır.

Yer tercihi konusunda %77 si sosyal mesafe kurallarına uyan yerlerin seçilmesini, %52 si ise dezenfekte protokolünün onlar için en önemli şart olduğunu söylemişlerdir.
Bu belirsizliği berteraf etmek için tedarikçiler iptal ve tekrar rezervasyon yapma kurallarında özellikle cezasız ve daha hoşgörülü davranmak için kurallarında değişikliğe gitmelidirler. Globalde toplantı planlayıcıları %21 daha hızlı davranmak için lokal veya bölgesel olarak küçük ve basit toplantılar beklemektedirler.

Bölgesel Trendler

2021 yılında Global Toplantı ve Etkinlik trandleri bölgesel olarak ne şekilde öngörülmüştür. Gelecek senenin trend ve beklentilerine kıtalar bazında bir göz gezdirelim.

Avrupa

Avrupa da önümüzdeki sene yapılacak toplantı ve etkinliklerin yarısının fiziksel (yüzyüze) yapılacağı öngörülmektedir. Yüzyüze toplantılara geri dönüş yapılırken hibrid (sanal+fiziksel) toplantılarda artış, sanal toplantılarda düşüş olacaktır.

Katılımcıların %77 si toplantı organizasyonları politikalarını oluşturduklarını ifade ettiler. Bu yüzde (%77) artıştırma yapılan bölgelerdeki en yüksek rakamdır. En favori 5 destinasyon Madrid, Paris, Barcelona, Londra ve Berlin dir.

Öngörülen kısıtlama ve belirsizliklere rağmen katılımcıların çoğu 2021 de yapılacak toplantı ve etkinlikler konusunda iyimserlik göstermişlerdir. 10 dan 1 e kadar bir değerlendirme yaptığımızda %12 çok iyimser (8 ile 10 arası), %72 orta derecede iyimser (4 ile 7 arası), %15 ise çok kötümser olarak tepki vermişlerdir.

Kuzey Amerika

Araştırmaya Kuzey Amerika dan katılanlar 2021 de yapılacak etkinliklerin %24 ünün sanal olarak yapılacağını, 25 den fazla katılımcı olmayacağını ve seyahat ile konaklama gerekmeden gerçekleşeceğini söylemişlerdir. Yapılacak etkinliklerin %45 inin sanal ve hibrid olarak yapılacağı tahmininde bulunmuşlardır.
Kuzey Amerika da 2021 de yapılacak konferansların küçük ve basit olacağı ve kurumsal firma çalışanlarını kapsayacağını beklenmektedir.

Belli başlı destinasyonlar Orlando, Las Vegas, New York, Washington ve Dallas dır.

Orta ve Güney Amerika

Orta ve Güney Amerika da araştırmaya katılanlar çok iyimser tahminler yürütmüşlerdir.
Aslında toplantı ve etkinliklerin sağlığı konusunda tüm diğer bölgelerden daha iyimser davranmışlardır. Toplantı ve etkinlik düzenleyenlerin %76 sı sektörde profesyonel olarak kariyer fırsatlarının mükemmel olduğunu belirtmişlerdir. Ortalama bütçe olarak ele alınırsa araştırmaya katılanların %41 i şirketlerinin 2021 de eskisine göre daha fazla harcama yapacaklarını ifade etmişlerdir. Tüm bölgelere bakıldığında bu en yüksek harcama rakamıdır. En iyi 5 toplantı destinasyonu 4 ülkeye yayılan Mexico City, Buenos Aires, Merida, Sao Paulo ve Bogota dır.

Asya Pasifik

Bu bölgeden de yaklaşımlar olumlu olmuştur. Katılımcı firmaların %16 sı tekrar yüzyüze toplantı yapacaklarını söylemişlerdir. Asya Pasifik bölgesinde araştırmaya cevap verenler teknoloji kullanımına güvendiklerini ve %64 ü 2021 de yapılacak toplantı ve etkinliklerinde teknolojiyi kullanma konusunda son derece iyimser olduklarını duyurmuşlardır.

Çin ve Hong Kong dan araştırmaya katılanlar 2021 de her türlü toplantı ve etkinliklerde artış olacağını söylemişlerdir. Bu bölgeden 10 katılımcıdan 4 ü (%43) daha çok bayi toplantıları olacağını düşündüklerini, %49 u ise daha çok firma çalışanlarıyla toplantı yapacaklarını ifade etmişlerdir.

Global Toplantılar ve Etkinlikler tahminleri America Express Toplantı ve Etkinlikler bölümü tarafından 37 ülkede bu yılın Ağustos ve Eylül aylarında 560 uzmanın araştırmaları sonucu ortaya çıkmıştır.