Yüz yüze toplantılar içinde yaşadığımız dijital çağda hala önemli midir diye sorabilirsiniz. Cevabımız, evet önemlidir. Neden önemli olduğunu gelin görelim.

Teknolojik gelişmelere rağmen bir çok şirket hala yüz yüze toplantıları tercih ediyor. İletişimde daha etkili oldukları için, katılımcılar arasında sağlam bağların kurulduğu için ve daha fazla katılım sağladığı için.

Etkili bir yüz yüze toplantının nasıl yapılacağını öğrenmek belirlediğiniz amaca erişmekte, doğru organizasyon yapmakta veya toplantıya katılanlar arasındaki iletişimin gelişmesinde sizi başarıya taşıyacaktır. Bu yazı yüz yüze toplantıların neden çok önemli olduğunu, avantajlarını ve bunları takımınıza, müşterilerinize ve iş birliği yaptıklarınıza nasıl entegre edeceğinizi anlatmayı amaçlıyor.

Yüz yüze toplantıların faydaları nelerdir?

Şirketler iletişim üzerine kurulduklarından, insanların yüz yüze gelmesi temel unsurdur. Evet dijital iletişim son zamanlarda çok fazla yol kaydetti, bu yadsınamaz. Ama fiziksel yakınlık kültürünün gelişip sağlamlaşması, müşterilerle dostane ilişki kurulması ve tarafların birbirlerini daha derinden anlamaları bu işin olmazsa olmazıdır.

Birçok organizasyonlar yüz yüze toplantıları video toplantılara ve karma toplantılara tercih etmektedirler. Böylelikle büyük bir toplantıyı yönetebilmenin avantajlarını bilmenin kariyerinizde başarı kazanmanıza yardımı olacaktır.

Yüz yüze toplantılar bir çok avantaj sağlar

Sağladığı bir çok avantajlar sayesinde yüz yüze toplantılar organizasyonlarınız için popüler bir seçenek haline gelir. Tedarikçileriniz, müşterileriniz ve çalışanlarınızla yapacağınız toplantılar aşağıda sayılanları sağlayarak kapasitenizi yükseltmeye yarar:

Sözsüz  göstergelere dikkat etmeli ve doğru yorumlamalısınız

İnsanlar her zaman kritik bilgileri size sözlü olarak sunmazlar. İnsanlarla yapacağınız yüz yüze görüşmeler vücut dili gibi, yüz ifadelerii ve göz teması gibi ufak davranışları analiz etmenize yardımcı olur. Basit sözsüz iletişimler insanların tartışmalara ne kadar hakim olduklarını ve ne hissettiklerini sezebilmenize imkan sağlar. Bu sözsüz davranışlardan ip uçları çıkararak cevaplarınızı verebilir ve tartışmada üstünlük sağlayabilirsiniz.

Mesela müşterinizle bir toplantı sırasında, müşteriniz sürekli saatine bakıyorsa konuşma tarzınızı sıkıcılıktan kurtarıp daha çekici hale getirebilir veya dağılan dikkati tekrar sağlamak için konuyu değiştirebilirsiniz.

Yaratıcı fikirlerle ortaya çıkın.
Kişiler şahsi düşüncelerini ortaya koyduklarında doğal olarak iş birliği gelişir. Yüz yüze toplantılar aynı zamanda katılanların sorularını daha rahat bir biçimde ortaya koymalarına imkan verir.

Bu aynı zamanda katılımcıların yazı tahtasına veya bir kağıdın üstüne düşüncülerini paylaşmalarını sağlar. Bu paylaşımlar yaratıcı fikirlerin ortaya çıkmasına yarar. Stratejik bir konuyu veya yaratıcı bir düşünceyi ortaya koymak istediğinizde grupla yüz yüze toplantı programlamanız önerilmektedir.

Yeni bağlantılar kurun

Uzun vadeli kurumsal başarılar sağlam ortaklıklara ihtiyaç gösterirler. Müşterilerle, çalışanlarınızla ve meslektaşlarınızla bire bir yapacağınız toplantılar, aranızdaki güveni pekiştirerek daha derin bağlar kurmanıza yol açar. Henüz istenilen yakınlığı sağlayamadığınız yeni bir müşterinizle onun bürosunda veya kendi ofisinizde kahve içerek arzu ettiğiniz bağlantıyı sağlamak için adım atın.

Hassas konulara daha fazla ilgi gösterin

Hassas konularda yapacağınız yüz yüze konuşma yanlış anlamaları ortadan kaldıracağı gibi konunun daha etkili şekilde çözülmesini sağlar. Empatinin oluşmasıyla sorunu birlikte çözmeniz daha kolaylaşır. İster müşteriniz, ister çalışanınız, isterse meslektaşınız olsun bir sonraki aşamada da yüz yüze konuşmaktan çekinmeyin.

Etkili iletişim esastır

Yüz yüze toplantılar vücut dilinin sağlayacağı sezgiler ve karşılıklı soru sormalar sayesinde başarılı bir iletişim kurmaya yardımcı olur. Aynı zamanda yazılı mesajlar ve elektronik postaların sebep olabileceği yanlış anlaşımları önler. İşinizde belirginliğin gelişmesi için her zaman yüz yüze toplantılar gündeminizde olsun.