Covid-19 pandemisi MICE sektörüne ciddi bir etkide bulundu. İşin özü olan canlı etkinlikler uzun zamandır yapılamıyordu. Ancak sektör harekete geçti ve bir iki hafta içinde görsel formatlar ve platformlar yaratılarak gerek dijital gerekse canlı sunum imkanları vücut buldu. Böylece hibrit etkinlikler tekrar canlandı.

Pandemiden bu yana bir buçuk yıl geçti. Etkinlik yapanlar arasında şu soru sorulmaya başlandı: MICE sektörü ileride ne kadar dijital olacak? Çevirim içi ve yüz yüze katılımın birleşmesinden doğan hibrit etkinlikler geleceğin yeni şekli mi olmaya gidiyor?

IMEX grubu bu bağlamda sorunun en dibine inerek Adım adım başarılı bir hibrit etkinliğe doğru başlıklı kapsamlı bir çalışma yaptı.

Hedeflerinizi Belirleyin

Her etkinliğin bir amacı vardır. Etkinlik planı yaparken hedefi ortaya koymak hayati değerdedir. Öncelikle yapacağınız etkinlikten ne elde etmek istediğinizin adını koyun.
Bu katılanlarla etkileşim halinde olabilmeniz için ne çeşit dijital araçlar kullanmanızı belirleyecektir.

Bundan başka katılanlarınızın yaşadıkları yerleri öğrenin. Böylelikle katılanların ne kadarıyla yüz yüze, ne kadarıyla çevirim içi etkinlik yapacağınızı tespit edebilirsiniz.

Son olarak katılımcıların dijital ortama yatkınlıklarını kontrol etmelisiniz. Hibrit etkinlik yapmadan önce hedef kitlenin hangi araçlara hakim olduğunu bilmek kullanacağınız araçları doğru seçme konusunda size yardımcı olacaktır.

Teknolojinin Önemi

Etkinliğe çevirim içi olarak katılacaklar için doğru platformu seçmek, onlara sanki diğer katılımcılarla birlikte oluyorlarmış duygusunu verecektir. Etkinlik platformunun doğru seçimi çevirim içi katılanlarla, fiziki olarak katılanları birbirine bağlar ve etkileşimin etkisini belirler. Bu sebeple ciddi bir şekilde dikkate alınmalıdır.

Etkinliğinizde kullanacağınız araç kitinizin belirlediğiniz hedefinize ulaşmanızda size katkı sağlayacağını unutmamalısınız. Araç kitinizi istediğiniz sonucu almanız için çeşitlendirmeniz gerekebilir.

Bunlara ek olarak görüntü, ses ve ışık kalitesinin kontrollerini yapmak etkinliğin kalitesi açısından büyük önem arz etmektedir.

Ortaklarınız ve Çalışanlar

Dijital konularda tecrübesi olan bir proje yöneticisi etkinlik için gereklidir. Web sitelerine ve onların içeriğine hakim bir prodüktörün varlığı olmazsa olmazlardandır. Bu görevi yerine getirecek kişi, ilgili konuların, formatların geliştirilmesini sağlar ve etkinliğin tüm içeriğinden sorumlu olur.

Pazarlama da aynı şekilde başarılı bir etkinliğin parçasıdır. Etkinlik öncesi iyi planlanmalı ve katılımcılardan geri bildirim sağlanmalıdır.

Son olarak hiçbir etkinliğin moderatör olmadan işlemeyeceğini unutmamak gerekir. Moderatör sadece klasik etkinlik moderatörü olarak kalmamalı ayrıca katılanlara da ilham vermesi gerekmektedir.

Sürükleyici İçerik Sağlama

Hibrit etkinlik programının katılanların ilgisini çekecek, içinde sürprizler barındıracak şekilde hazırlanması gerekir. Çevirim içi katılımcılarda konsantrasyon süresi fiziksel olarak katılanlara kıyasla daha kısadır. Bu nedenle her bir programın içeriği tercihen kısa olmalıdır. Program içeriklerini parçalara bölüp vermek en doğrusudur. İdeal olarak program içeriği 30 dakikayı geçmemelidir.

Program içeriğini bir hikayeye bağlamak da yararlanacak yollardan biridir. Hikaye etkinlik süresince katılımcıları sürükler ve program boyunca gerilim sağlar.